防災備蓄、誰が管理してる？期限・数量・担当者を「止めない」方法

非常食はある。 水もある。 非常用トイレも買った。

なのに、 「期限、いつだっけ？」

さらに担当者が異動して、

「そもそも備蓄、どこにある？」

企業の防災備蓄で意外と起きるのが、 「買ったあと、誰も管理していない問題」です。

でも、 在庫管理を難しくする必要はありません。

これを、 誰が見ても分かる状態にしておけばOKです。

防災備蓄は「買ったあと」が意外と難しい

防災担当になったので、 とりあえず水と非常食を発注。

ここまでは、 わりと進みます。

問題は、 その半年後。 1年後。 3年後です。

ありがちなのが、

• 在庫表が前任者のPCにある
• 箱を開けないと賞味期限が分からない
• 追加購入したのに数量が更新されていない
• 保管場所を担当者しか知らない
• 担当者の異動と一緒に管理も止まった

という状態。

つまり、 必要なのは立派な在庫管理システムより、 「担当者が変わっても回る仕組み」です。

管理するのは、この5項目だけ

在庫表を作ろうとすると、 つい項目を増やしたくなります。

購入日。 購入先。 単価。 メーカー。 ロット番号。

もちろん必要なら入れてOKですが、 最初から全部管理しようとすると続きません。

まずは、 この5つ。

Excelでも、 Googleスプレッドシートでも大丈夫です。

大事なのは、 「担当者しか開けないファイル」にしないこと。

共有フォルダなど、 複数人が確認できる場所へ置いておきます。

そもそも何を備蓄すればいいか整理したい場合は、 オフィスの防災備蓄チェックリスト も参考にしてください。

箱を開けないと期限が分からない、をやめる

在庫表には書いてある。

でも現物を見ると、 段ボールが10箱。

どれが古いのか分からない。

これ、 地味に管理しづらいです。

そこでおすすめなのが、 箱の外にも期限を書くこと。

たとえば、

これくらいで十分です。

棚を見ただけで 「そろそろ入れ替えだな」が分かります。

保管場所も「誰が見ても分かる」にする

次は、 どこに置くか。

水は倉庫。 非常食は棚。 トイレは別室。

バラバラに置くこと自体は問題ありません。

問題なのは、 その場所を1人しか知らないこと。

備蓄品は、 カテゴリーごとに分けておくと管理しやすくなります。

• 水・食料
• 非常用トイレ
• 衛生用品
• ライト・電池
• 救急用品

箱の外から中身が分かるようにしておくと、 棚卸しもしやすくなります。

担当者は「1人」ではなく、主＋副にする

防災担当は、 総務の○○さん。

これだけだと、 その人が異動した瞬間に止まる可能性があります。

そこで、 主担当＋副担当にしておきます。

たとえば、

この程度でも十分です。

ポイントは、 「担当者の名前」ではなく、「仕組み」を残すこと。

担当者が変わっても、 次の人がそのまま続けられるようにします。

期限管理は「毎回見る」より、確認月を決める

賞味期限が切れないように、 こまめに確認しましょう。

……と言われても、 たぶん続きません。

なので、 確認する月を先に決めます。

たとえば、

• 4月：年度初めに確認
• 10月：半年後にもう一度確認

これだけでもかなり違います。

確認するのは、

• □ 数量は足りているか
• □ 期限が近いものはないか
• □ 箱や商品が破損していないか
• □ 保管場所が変わっていないか
• □ 担当者が変わっていないか

期限が近い非常食は、 防災訓練で試食するなどして入れ替えれば、 そのまま廃棄する量も減らせます。

必要な備蓄量自体を見直す場合は、 企業の防災備蓄は何日分必要？従業員数別の計算方法 も確認してみてください。

30分でできる、防災備蓄の在庫管理チェック

新しいシステムを入れる前に、 まず30分だけ。

備蓄場所を見てみましょう。

• □ 備蓄品の一覧表がある
• □ 数量が最新になっている
• □ 賞味期限・使用期限が分かる
• □ 箱の外から期限を確認できる
• □ 保管場所を複数人が知っている
• □ 主担当・副担当が決まっている
• □ 次回の確認日が決まっている

チェックが付かなかったところが、 次にやること。

それくらいシンプルで大丈夫です。

まとめ｜「担当者がいなくても回る」が正解

防災備蓄で大事なのは、 たくさん買うことだけではありません。

必要なものを、 必要な数だけ備えて。

必要なときに、誰でも取り出せること。

担当者が異動しても、 管理が止まらない。

「○○さんが知っている」から、「会社として分かる」へ。

それが、 防災備蓄をちゃんと使える状態で維持するコツです。

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